جهان شگفت انگيز ما

اگر به خاطر داشته باشید در دروس قبلی شروع به طراحی پایگاه داده های خود کردیم و در مورد پنجره Design View که ما را در طراحی جداول یاری می کند به طور مفصل صحبت شد. هم چنین در درس قبل در مورد انواع داده هایی که از طرف اکسس پشتیبانی می شود و شما می توانید از آن ها در ایجاد جداول خود کمک بگیرید بحث کردیم. حال که ما با انواع داده ها آشنا شدیم وقت آن رسیده است که به تنظیم خصوصیات این داده ها بپردازیم و این همان موضوعی است که در این درس به آن پرداخته شده است.

تعریف خواص فیلد:
به محض آن که شما نوع داده را از لیست قسمت Data Type انتخاب کردید در پایین همان پنجره قسمتی که به Field Properties مشهور است در پایین گوشه چپ نمایان می شود که در این پنجره کوچک که دارای دو شاخص General و Lookup می باشد ما اقدام به تنظیم خواص فیلد می کنیم. بسیاری از فیلدهای خواص فیلد, اختیاری است. برخی از فیلدها به هیچ فیلد خاصه ای نیاز ندارند حال آن که برخی دیگر از فیلدها به چندین فیلد خاصه نیاز دارند. شما می توانید در شکل ۱۰۱ در زیر پنجره خواص فیلد برای یک فیلد متنی را مشاهده کنید.

هر فیلدی که دارای نوع خاصی است هم چنین دارای خصوصیات مربوط به خود می باشد که با خصوصیات دیگر فیلدها متفاوت می باشدمثلاً در شکل بالا ما از لیست باز شده Text را که فیلد متنی ایجاد می کند را انتخاب کردیم اگر به جای آن یک نوع دیگر فیلد مانند Number (اعداد) را انتخاب می کردیم خصوصیات فیلد ما که در پایین پنجره مشخص است متفاوت از این شکل می شد یعنی فیلد متنی خصوصیات مربوط به خود را دارد و فیلد اعداد خصوصیات متمایز از فیلد متنی این موضوع در مورد انواع دیگر داده نیز صدق می کند. همان طور که برای فیلد خود نوع داده ای را انتخاب کردیم مانند Text باید برای آن خصوصیات مخصوص به خود را نیز ذکر کنیم. برای این کار می توانیم بر روی کادرهای موجود در قسمت خصوصیات فیلد کلیک کرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد کنیم که در طول این درس ما با نحوه عملکرد کادرهای خصوصیات فیلد آشنا خواهیم شد.
بخش Field properties (خصوصیات فیلد) خاصه هایی از قبیل اندازه فیلد, شکل نمایش و تعداد اعشار را مشخص می کند. هر نوع فیلد داده, مجموعه فیلدهای خاصه خودش را دارد. در زیر به ترتیب به معرفی خاصه های مختلف هریک از انواع داده می پردازیم.

خواص فیلد متنی:
در زیر هر یک از مقادیر خاصه های فیلد از نوع Text را تشریح کرده ام:
—————>
Field Size(اندازه فیلد): حداکثر طول داده ای را که در فیلد قابل نگه داری است تعیین می کند مثلا اگر ما بخواهیم که کاربر در فیلد نام بیش از ۱۵ کاراکتر قرار ندهد می توانیم با تنظیم این خصوصیت روی ۱۵ بیش از این مقدار را قبول نکنیم.
Format(شکل): شکلی را که اکسس برای نمایش داده فیلد بکار می برد تعیین می کند. مثلا ما می توانیم در این قسمت تعیین کنیم که حرف اول فیلد ما به صورت بزرگ نشان داده شود.
Input Mask(قالب ورودی): نحوه ورود داده به فیلد را تعیین می کنیم مثلا اگر ما کد کارگری به شکل ۲۲۲۵-۲ داشته باشیم می توانیم تعیین کنیم که کاربر به هنگام وارد کردن کد در این قسمت حتما باید در دومین کاراکتر خط فاصله قرار دهد.
Caption(عنوان): پیامی است که در هنگام انتخاب فیلد در حالت نمایش Datasheet در میله وضعیت نمایش داده می شود.
Value Default(مقدار پیش فرض):مقداری است که کاربر همواره در فیلد مشاهده می کند مگر آنکه آن را تغییر دهد مثلا در فیلد جنسیت می توان نام مرد را همواره برای کاربر نشان داد و اگر کاربر مایل باشد می تواند آن را تغییر دهد و یا آنرا به صورت پیش فرض قبول کند.
Validation Rule(قاعده مقبولیت): مقادیری که کاربر در فیلد وارد می کند را محدود می سازد (در این مورد در دروس آتی بیشتر صحبت می کنیم)
Validation text(متن مقبولیت):پیام خطایی است که در صورتی که کاربر اقدام به ورود مقداری کند که قاعده مقبولیت را نقض کند نمایش داده می شود.
Required(ضرورت):مشخص می کند که آیا کاربر می تواند در هنگام ورود داده در جدول این فیلد را خالی رد کند یا حتما باید مقداری در آن وارد کند مثلا اگر کاربر فیلد که کلید اصلی می باشد خالی رد کند برنامه با مشکل رو به رو می شود.
Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر): مشخص می کند که آیا متنی با طول صفر در فیلد قابل قبول است یا نه.
Indexed(نیاز به ایجاد اندیکس):مشخص می کند که آیا فیلد به اندیکس نیاز دارد یا نه. فیلد اندیکس مرتب کردن و جستجو را تسریع می کند.
Unicode Compression(فشرده سازی یونیکد): در این قسمت تعیین می کنیم که مایلیم فیلد ما با استفاده از سیستم Unicode فشرده سازی شود که این گزینه برای قابلیت فارسی نویسی در اکسس مفید می باشد.(در مورد سیستم Unicode می توانید به دروس HTML در همین سایت مراجعه کنید).
—————
توجه: هنگامی که خاصه اندازه فیلد را معین می کنید, آنرا بزرگ تر از آن چه واقعا نیاز دارید قرار ندهید. اکسس فضای تخصیص یافته را بر مبنای این مقدار تعیین می کند, صرف نظر از این که طول به کار گرفته شود یا خیر. در صورت بزرگ تر گرفتن آن , فضای دیسک بیهوده اشغال می شود.
فیلدهای Format(شکل) و Input Mask(قالب ورودی) پیچیده ترین خاصه های هر فیلد هستند. به عبارت دیگر, هنگامی که نحوه نمایش و ورود داده با استفاده از این خاصه ها را یاد می گیرید چنان است که گویی زبان جدیدی را فرامی گیرید. این که اکسس چگونه داده های وارد شده در فیلد را نمایش دهد, توسط فیلد خاصه Format تعیین می شود و خاصه Input Mask چگونگی ورود داده در فیلد را تعیین می کند.
در زیر مقادیری را که شما می توانید در فیلد خصوصیت شکل Format وارد کنید تشریح شده اند که به وسیله آنها می توانید نحوه نمایش داده ها را تعیین کنید:
—————>
! : برخلاف پیش فرض تراز از سمت راست, داده های درون فیلد را تراز به سمت چپ می کند.
* : در این مکان از فیلد کاراکتری باید قرار گیرد.
& : در این مکان از فیلد وجود کاراکتر دل خواه است. (الزامی نیست)
< : در این مکان از فیلد کاراکتر به حروف کوچک تبدیل می شود.
> : در این مکان از فیلد کاراکتر به حروف بزرگ تر تبدیل می شود.
\ : به جای این که کاراکتر بعدی را حرفی در نظر گیرد, آنرا به عنوان کد شکل در نظر می گیرد. (برای نمایش * مفید است, در غیر این صورت اکسس ستاره به عنوان کاراکتر علامت محل فیلد در نظر می گیرد.)
————–
مثال: بنابراین اگر خاصه format فیلدی را &>&&&&& تعیین کنید و نخستین رکورد جدول بصورت lw3dp2 باشد اکسس آن را به lw3dP2 تبدیل می کند (کاراکتر > حرف P را به صورت حرف بزرگ P نشان می دهد).

در زیر هم به معرفی مقادیری که شما می توانید در خاصه Input Mask قرار دهید ذکر شده اند:
————->
0 : در این مکان از فیلد عدد باید باشد.
۹ : در این مکان از فیلد عدد یا فاصله باید باشد.
# : در این مکان از فیلد عدد, علامت مثبت, علامت منفی یا فاصله می تواند قرار گیرد.
۱ : در این مکان از فیلد باید یک حرف الفبایی باشد.
؟ : در این مکان از فیلد هر حرف الفبایی به دل خواه می تواند باشد.
A : در این مکان از فیلد باید یک حرف یا یک عدد باشد.
a : در این مکان از فیلد به دل خواه یک حرف یا عدد می تواند قرار گیرد.
& : در این مکان از فیلد باید یک کاراکتر یا فاصله قرار گیرد.
c : در این مکان از فیلد یک کاراکتر دل خواه قرار می گیرد.
> : کاراکتر در این محل به حرف بزرگ تبدیل می شود.
< : کاراکتر در این محل به حرف کوچک تبدیل می شود.
! : باعث می شود تا کاراکترهای ورودی در فیلد به جای آن چه از سمت راست شروع شوند, از سمت چپ شروع شوند.
\ : به جای این که کاراکتر بعدی را حرفی در نظر بگیرد آنرا به عنوان کد شکل در نظر می گیرد (برای نمایش کاراکترهای مانند * و ! مناسب است.)
————–
مثال: بنابراین اگر خصوصیت شکل فیلدی را ۰۰۰۰-۰۰۰(۹۹۹۹) تعریف کنید اکسس کاربر را مجبور خواهد کرد تا شماره تلفن را به شکل ده رقمی وارد کند.

خواص فیلد Memo:
داده از نوع Memo (یادداشت) مقادیر خاصه های فیلد زیر را نیز داراست, که تمامی آنها در بالا بخش مربوط به فیلد Text تشریح شدند پس فقط به ذکر آن ها بسنده کرده و آن ها را توضیح نمی دهیم:
Format (شکل), Caption(عنوان), Default Value(مقدار پیش فرض), Validation Rule(قاعده مقبولیت), Validation Text(متن مقبولیت), Required(لازم بودن), Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر), Unicode Compression(فشرده سازی یونیکد).
به عبارت دیگر اگر فیلدی از نوع Memo داشته باشید می توانید درست مشابه فیلد متن شکل, عنوان و سایر خصوصیات آن را را تعریف کنید.

خواص فیلد عددی:
در زیر مقادیر خاصه های فیلد از نوع Number تشریح شده است( به خاطر تکرار نکردن آن چه قبلا ذکر شد آن هایی که مشابه فیلد از نوع Text می باشند ذکر نشده اند تا فقط موارد جدید به اطلاع شما برسند):
————->
Field Size(اندازه فیلد):اگر فیلدی از نوع عدد داشته باشید و بخواهیم اندازه فیلد را در خصوصیات آن را تعریف کنید شما می توانید از لیست موجود در این قسمت یکی را انتخاب کنید که هر کدام را عناصر لیست را با نوع کاربرد آن را ذکر می کنیم: Byte(برای نگه داری یک عدد کوچک بین ۰ تا ۲۵۵), Integer(یک عدد بزرگ تر تا ۳۲۷۶۷), Long Integer(یک عدد باز هم بزرگ تر تا ۲/۱ میلیون), Single(عدد اعشاری), Double(عدد اعشاری با دقت زیاد), Replication ID( یک مقدار عدد شناسائی انعکاسی برای هماهنگ کردن چندین جدول پایگاه داده), Decimal(برای اعدادبر مبنای دسیمال).
Format(شکل): در این بخش از خصوصیات هم باید یکی از موارد موجود در لیست را انتخاب کنید که به ذکر آن ها بسنده می کنیم: General Number(برای مقادیر معمولی), Currency(برای مقادیر پولی), Euro(برای مقادیری با واحد پول یورو), Fixed(همواره باید یک رقم اعشار داشته باشد), Standard(که در اعداد بزرگ ویرگول نشان می دهد), Percent(برای نمایش ارقام درصدی همراه با علامت درصد),Scientific(برای نمایش ارقام علمی).
Decimal Places(ارقام اعشار): تعداد ارقام اعشاری که برای یک مقدار نشان داده می شود.
————-
دیگر موارد موجود در خصوصیات فیلد از نوع عدد تکراری بوده و آن ها را می توانید مانند فیلد از نوع متن تنظیم کنید.
اگر داده ای که در فیلد وارد می کنید بزرگ تر از نوع داده انتخابی باشد, اکسس پیام خطایی مبنی بر وجود مشکل را نمایش می دهد.

خواص فیلد تاریخ/زمان:
در زیر به تشریح هر یک از مقادیر خاصه های فیلد تاریخ/زمان می پردازیم توجه کنید که از ذکر موارد تکراری اجتناب شده است.
————>
Format(شکل): در این بخش از خصوصیات باید از لیست موجود یکی را به دل خواه و نحوه عملکرد برنامه انتخاب کنید: General Data (برای تاریخ به شکل ۱۳۸۲/۴/۲۰ و زمان به شکل ۳:۱۲:۲ عصر ), Long Data(برای نشان داده تاریخ به شکل بلند که در آن نام ماه ذکر شده است), Medium Data(برای نشان دادن تاریخ به شکل ۸۲-مرداد-۲۰), Short Data(برای نشان دادن تاریخ به شکل معمول و کوچک), Long Time(برای نشان دادن زمان به شکل ۳:۱۲:۲ عصر ), Medium Time:(برای نشان داده زمان به شکل ۳:۱۲ عصر ), Short Time(برای نشان دادن زمان به صورت ۳:۱۲).
————
دیگر موارد و خصوصیات موجود در این نوع داده مانند داده از نوع Text می باشد.
توجه: اگر هیچ یک از اشکال دقیقا آن چه لازم دارید نبود, می توانید شکل مورد نظر خود را, با کاراکترهای خاص بسازید که این مبحث یک مبحث طولانی می باشد در برنامه ما نمی گنجد شما می تواند برای این کار از Help بهره بگیرید.

خواص فیلد Currency (ارز/پول):
این نوع از فیلد در واقع زیرمجموعه ای از داده نوع عدد می باشد که خصوصیات آن مانند داده از نوع عدد می باشد ولی باید برای ایجاد داده از نوع ارز از قسمت Format مورد Currency انتخاب شود.

خواص فیلد از نوع Auto Number(عدد خودکار):
در زیر هر یک از موارد و خصوصیات داده از نوع عدد خودکار شرح داده شده است:
————>
Fielg Size(اندازه فیلد): اگر می خواهید به صورت پیش فرض از این نوع داده استفاده کنید از لیت باز شده Long Integer را انتخاب کنید ولی اگر می خواهید از پایگاه داده تکرار شونده استفاده شود باید Replication ID انتخاب شود.
New Values(مقادیر جدید): باید تعیین کنید که اکسس اعدادی را که در این فیلد قرار می دهد از نوع Increment(به صورت افزایشی) یا از نوع Random(به صورت تصادفی) باشد.
Format(شکل): لیست موجود در این بخش از خصوصیات فیلد درست مانند داده از نوع عدد می باشد که می توانید مانند آن یکی از مقدارهای موجود را انتخاب کنید.)
————
دیگر خصوصیات موجود در این نوع داده در بالا ذکر شده که از تکرار کردن آن ها اجتناب می کنیم.

خواص فیلد Yes/No(بلی/خیر):
هر یک از خصوصیات این فیلد در زیر تشریح شده است و طبق معمول از تکرار اجتناب کرده ایم:
———–>
Format(شکل): برای این که نحوه نمایش فیلد برای اکسس مشخص شود یکی از حالات Yes/No(بلی یا خیر), True/False(درست/غلط), On/Off(روشن/خاموش) را می توانید انتخاب کنید.
———–

خواص فیلد شی OLE :
خواص موجود در این نوع از فیلد که دو مورد می باشد در قسمت های دیگر این درس ذکر شده که بسیار ساده و پیش پا افتاده می باشد.

خواص فیلد از نوع Hyperlink(ابرمتن):
خاصیت های موجود برای این نوع از داده همانند خواص موجود برای داده از نوع Text(متن) می باشد که من ضرورتی در تکرار موارد ساده ای مانند این نمی بینم.

خواص فیلد Lookup Wizard(جادوگر جستجوگر):
داده از نوع Lookwizard جادوگری را به کار می اندازد که شما با طی مراحل این جادوگر و انتخاب جدول و فیلدهای جدول هایی که انتخاب کرده اید و می خواهید داده ها از آنها استخراج شده و در مقابل کاربر نشان داده شود خصوصیات متفاوتی را برای شما نمایان می کند.(توجه کنید که برای استفاده از جادوگر جستجو قبلا باید جدولی داشته باشید که داده ها از آن استخراج شده و در این قسمت قرار داده شود پس اول جدولی حاوی داده هایی که می خواهید در لیست قرار داده شود ایجاد کرده وسپس از جادوگر استفاده کنید). بعد از طی مراحل جادوگر و ایجاد آن شما می توانید بر روی شاخص Lookup موجود در قسمت خصوصیات فیلد کلیک کرده تا خصوصیات مربوط به جادوگر طراحی شده برای شما نمایان شود در زیر هر یک از این خصوصیات موجود تشریح شده است:
———–>
Display Control(کنترل نمایش داده شده): این خاصه مشخص می کند که در هنگام دریافت اطلاعات در حالت نمایشی Datasheet چه کنترلی در این فیلد اعمال شود لیست موجود در این قسمت حاوی Text Box(جعبه متن), List Box(جعبه لیست شده), Combo Box(جعبه ترکیب) می باشد.
Row Source Type(نوع ماخذ سطر):مشخص کننده جایی است که داده از آن منشا می گیرد. گزینه های ممکن عبارتند از Table/Query(جدول یا بازجست), Value List( داده هایی که وارد می کنید), Field list(فهرستی از فیلدهای یک جدول یا جستجو).
Row Source(ماخذ سطر): می تواند یک جدول یا بازجست یا معمولا یم عبارت SQL باشد. از شنیدن عبارت SQL مضطرب نشوید نمایشش شاید به چشم گیج کننده برسد اما در واقع همان چیزی است که هنگام ایجاد بازجست آن را می سازید. پس زیاد این قسمت از خصوصیات را دستکاری نکنید تا با آن بیشتر آشنا شوید.
Bound Column(ستون مقید): ستونی از List Box یا Combo Box است که قبلا انتخاب شده است و این فیلد داده های نمایش را از آن برمی دارد.
Column Count(تعداد ستون ها): تعداد ستون های ماخذ سطری است که می خواهید نمایش داده شود.
Column Heads(عناوین ستون ها): تعیین می کند که آیا برای ستون ها عنوانی نیز نمایش داده شود یا نه.
Column width(پهنای ستون ها): پهنای هر یک از ستون ها را بر حسب سانتی متر نشان می دهد که با ویرگول از هم جدا شده اند.
List Rows(تعداد سطور فهرست): این خصوصیت همان طور که از نامش پیدا است تعداد ستون ها نمایش داده شده را تعیین می کند.
List Width(پهنای فهرست): پهنای کلی Combo Box یا List Box را مشخص می کند.
Limit to list(محدود به فهرست): مشخص می کند که آیا کاربر باید از فهرست انتخاب کند یا این که می تواند مقادیر مورد نظرش را نیز وارد کند.
———-

Lookup Wizard قابلیتی جالب است, این قابلیت ابزار قدرتمند و سودمندی است. هر چند تا زمانی که قدری با اکسس کار نکنید از این فهرست ها در جدول استفاده نخواهید کرد, لیکن هنگامی که آماده استفاده از آن شدید متوجه خواهید شد که کار با آن ها ساده است.

خواص جستجو:
در قسمت خصوصیات فیلد سربرگ دیگری به نام Lookup وجود دارد که آن را می توانید برای بعضی از نوع داده ها تنظیم کنید نه برای همه و کار با این سربرگ بسیار ساده و راحت است و تمامی موارد موجود در آن را توضیح داده ایم وشما در کار کردن با آن که بسیار کم به آن احتیاج خواهید داشت مشکلی نخواهید داشت.

ذخیره کردن جدول:
در هنگام طراحی جدول حتما به خاطر داشته باشید که کلید اصلی را در آن ایجاد کنید یا به عبارت دیگر بهتر است قبل از هر کاری کلید اصلی را در ابتدای جدول ایجاد کنید.
اما بعد از این که جدول خود را به طور کامل تعریف کردیدباید آن را ذخیره کنید. برای این کار می توانید با زدن علامت ضربدر گوشه سمت راست بالا جدول اقدام به بستن جدول کنید و هنگام سوال کردن از شما مبنی بر ذخیره جدول آن را تائید کرده و نامی را که در نظر دارید به جدول خود اختصاص دهید. پس از این کار جدول بسته خواهد شد و نام آن را می توانید در میان فهرست جداول موجود ببینید.

حالا شما قادر به طراحی جداول می باشید هرچند که پیچیده باشند و به مرور زمان در این کار استاد خواهید شد. حال که شما می توانید اولین شی موجود در پایگاه داده خود را ایجاد کنید پس اقدام به اینکار کرده و چندین جدول را برای برنامه خود ایجاد کنید کار زیبا و لذت آوری است. در درس آتی به نحوه وارد کردن داده های در جدول ایجاد شده خواهیم پرداخت پس تا درس آتی جداول خود را ایجاد کرده باشید تا در وارد کردن داده ها دچار مشکل خاصی نشوید.